La data certa: come dimostrare che un determinato documento è stato formato, o comunque esisteva già, in una determinata data – Ep. 24

Ep. 24 – La data certa

MCM Il podcast di diritto per le piccole e medie imprese

Come è possibile dare una data certa ai nostri documenti, in modo da poter dimostrare con certezza nei confronti dei terzi che un determinato documento è stato formato o comunque esisteva già in una determinata data?

Con questa nuova puntata di MCM Il podcast di diritto per le Piccole e Medie Imprese analizzeremo con voi alcuni dei principali metodi per consentirvi di ottenere la data certa sui vostri documenti!

Scarica ed ascolta il podcast su iTunes!

Scarica ed ascolta il podcast su Spreaker!

Finanziamenti per PMI

Nella puntata di oggi vi presentiamo il finanziamento del “Fondo microcredito Fse” rivolto ai soggetti inoccupati e disoccupati che intendano avviare un’iniziativa imprenditoriale in Sardegna.

Per saperne di più su questo incentivo, ascoltate il nostro podcast e visitate il sito https://www.sfirs.it/microcreditofse/.

Non hai voglia di ascoltare il podcast ma sei comunque interessato all’argomento?

Nessun problema! Qui sotto puoi trovare la trascrizione integrale dell’episodio n. 24 – La data certa.

MJ – Ciao a tutti e bentornati su MCM Il podcast di diritto per le Piccole e Medie Imprese! Io sono Matteo Majocchi, avvocato del foro di Milano che vi sta parlando – come sempre – dalla sala riunioni di MCM Studio Legale Associato Majocchi Cavajoni Molinari.

Il fine che ci proponiamo con questo podcast è quello di spiegare, con un linguaggio semplice e non tecnico, alcuni aspetti utili del diritto e le regole del nostro ordinamento, con particolare attenzione a quanto potrebbe essere di interesse per le Piccole e Medie Imprese, così da rendervi edotti di quali comportamenti sia più opportuno tenere in determinati ambiti; perché credo che senza conoscere le regole del gioco, sia molto difficile riuscire a giocare una buona partita.

Come di consueto, poi, per ogni approfondimento, vi invito a visitare il nostro sito internet www.studiolegalemcm.it, ove all’interno della sezione podcast potrete trovare i materiali di approfondimento legati alla puntata di oggi. Qualora, invece, voleste valutare quali comportamenti specifici sia meglio tenere in un particolare caso concreto, vi invito a consultare – possibilmente in via preventiva – un professionista del diritto.

Oggi mi trovo ancora una volta in compagnia dell’Avv. Elisa Consonni, per parlarvi della cosiddetta “data certa”.

EC – Ciao Matteo e benvenuti a tutti voi che ci seguite sempre numerosi! Oggi vogliamo discutere con voi un argomento che crediamo troverete certamente molto interessante.

Infatti, come accennavi, oggi parliamo di “data certa” e lo facciamo proprio perché ci siamo resi conto che questo argomento interessa da vicino moltissimi imprenditori e non solo. Ci viene chiesto infatti molto spesso quali siano i metodi pratici per poter ottenere la data certa sugli atti o sui documenti in generale.

La comune esigenza di conoscere la risposta a questa domanda deriva dal fatto che, con effetto dal 31 marzo 2016, la società Poste Italiane S.p.A. ha dismesso il servizio di apposizione della data certa sui documenti che la stessa forniva.

E proprio il servizio di apposizione della data certa di Poste Italiane veniva utilizzato da moltissime PMI (direi, anzi, dalla stragrande maggioranza di esse) proprio perchè grazie a Poste Italiane era possibile ottenere la data certa ad un prezzo contenuto ed attraverso una procedura semplice e veloce. Proprio a causa del venir meno di questo servizio molte Piccole e Medie Imprese si trovano oggi a dove cambiare – gioco forza – il metodo attraverso cui ottenere la data certa sui documenti, ed hanno di fronte un variegato numero di possibilità, con costi ed oneri alquanto differenti tra loro.

Vedremo dopo nel dettaglio quali sono queste possibilità

MJ – Prima di scendere nel dettaglio dei nuovi metodi utilizzabili per ottenere la data certa, iniziamo con il dire che cos’è e, soprattutto, a che cosa serve la procedura di apposizione della data certa.

Come molti di voi già sapranno, la data certa serve a dare certezza circa l’esistenza di un determinato documento in una determinata data. Quando diciamo che un determinato documento ha data certa, stiamo semplicemente dicendo che siamo in grado di fornire la prova che quel documento con certezza assoluta esisteva già in una determinata data. Attenzione quindi, la data certa consiste – di fatto – in una prova.

L’utilità di munire di data certa un determinato documento consiste nel fatto che con tale procedura voi vi potrete permettere di far valere quel determinato documento nei confronti dei cosiddetti “terzi”, ovvero di tutti coloro che non hanno contribuito alla formazione di quel documento. Per spiegarlo in termini tecnici, si dice che la procedura di data certa consente di rendere il documento “opponibile ai terzi”.

EC – Per chiarire subito questo concetto di opponibilità ai terzi può essere utile fare qualche esempio concreto.

Immaginate di essere creditori di una società vostra cliente che, purtroppo, è stata dichiarata fallita prima di pagarvi il suo debito. Per poter richiedere alla procedura fallimentare il pagamento del vostro credito, e quindi per essere ammessi al passivo del fallimento, potreste trovarvi a dover provare il rapporto contrattuale da cui il vostro credito deriva. Ecco, in questo caso, qualora voi siate sforniti di data certa sul contratto sottoscritto tra voi e la società cliente (sottoscritto quando, s’intende, quest’ultima era ancora in bonis, ovvero non era ancora fallita), la mancanza di data certa vi potrebbe impedire di vedervi riconoscere il credito avanti la procedura fallimentare. Non potreste, infatti, superare il ^sospetto^ che quel contratto sia stato formato e sottoscritto dopo il fallimento della vostra cliente, e con la complicità di quest’ultima, al solo fine di ottenere l’ammissione al passivo ed avvantaggiarvene economicamente avanti la procedura fallimentare.

Ma ancora, sempre in tema di procedure fallimentari, capita – e più spesso di quanto crediate – di trovarsi nella situazione di pagare in contanti una determinata fattura emessa da una società che successivamente fallisce. Ebbene, in questi casi, la procedura fallimentare ci verrà a richiedere il pagamento di quella stessa fattura che noi, però, abbiamo già pagato in contanti. A questo punto, l’unico modo per evitare il doppio pagamento è dimostrare di aver già pagato. Ma l’unico modo per dimostrare un pagamento in contanti sarebbe quello di presentare una quietanza, ovvero una dichiarazione scritta in cui chi ha ricevuto il pagamento dichiara di averlo effettivamente ricevuto. Peccato che, per gli stessi motivi visti nel precedente esempio, se la dichiarazione di avvenuto pagamento non avesse data certa antecedente all’apertura del fallimento, non avrebbe alcun valore in quanto non sarebbe opponibile alla procedura fallimentare. Risultato: bisogna ahimè ripagare!

MJ – Ma facciamo ancora un altro esempio che riguarda poco le PMI ma rende bene l’idea, e potrebbe capitare a tutti: immaginate di ricevere in regalo da un parente una consistente somma di denaro. Dai vostri genitori o da chicchessia non ha importanza. Decidete di utilizzare quella somma di denaro per comprarvi un bene, per esempio un’auto oppure una vacanza, che altrimenti – con il vostro reddito – non avreste potuto permettervi. Ebbene, l’Agenzia delle Entrate potrebbe chiedervi di dimostrare dove avete preso i soldi necessari per acquistare quella macchina o quella vacanza e, soprattutto, a che titolo li avete presi. Significa che voi non dovrete solo dimostrare chi vi ha dato quei soldi, per questo basterebbe farsi dare i soldi dal nostro generoso parente con un semplice bonifico bancario, ma dovrete anche dimostrare perché ve li ha dati: vi ha fatto un prestito? Un regalo? Ha pagato un debito pregresso? La differenza è tutt’altro che marginale, in quanto o dimostriamo che il titolo per cui abbiamo ricevuto quei soldi è una donazione per esempio, oppure l’Agenzia delle Entrate potrebbe anche riprendere a tassazione gli interessi che maturerebbero qualora quella dazione di denaro fosse effettivamente un finanziamento. Ebbene, anche stavolta l’unico modo per dimostrare senza ombra di dubbio davanti al “terzo” Agenzia delle Entrate di aver ricevuto quei soldi in regalo sarebbe munire di data certa una scrittura privata tra voi ed il vostro benefattore.

Ma ancora, potremmo citare tutte quelle situazioni in cui vi potreste trovare a dover fornire la prova della proprietà di alcuni beni mobili (ovvero quelli non registrati in pubblici registri) => sui contratti di comodato, per esempio, o sul contratto di affitto d’azienda o di ramo d’azienda, all’interno dei quali è sempre bene avere l’accortezza di inserire un elenco, un inventario dei beni mobili. Per rendere opponibile ai terzi il vostro diritto di possedere quei beni, dovrete preventivamente munire di data certa il contratto da cui scaturisce il vostro diritto.

Ecco, fatto qualche esempio concreto per comprendere l’utilità pratica della data certa, vediamo ora come fare ad attribuire ad un determinato documento la data certa.

EC – Partiamo col dire innanzitutto che esistono documenti che, per loro natura e per le formalità che la legge richiede per la loro formazione, sono già dotati di data certa. Si tratta degli atti pubblici oppure degli atti autenticati da Pubblici Ufficiali, o ancora di atti registrati presso il Registro delle Imprese (nella prima puntata di questo podcast abbiamo trattato proprio l’argomento della registrazione degli atti, qualora voleste recuperare l’argomento o vi foste persi la puntata, vi ricordo che la trovate sempre disponibile su iTunes, Spreaker o sul nostro sito internet www.studiolegalemcm.it all’interno della sezione podcast).

Questi quindi sono i casi in cui il documento nasce già munito di data certa. In tutti gli altri casi dovrete curarvi voi stessi di ottenerla.

Che cosa bisogna fare quindi per attribuire data certa ad un documento?

Come vi dicevo all’inizio della puntata, fino al 31 marzo 2016, una delle modalità più utilizzate dalle Piccole e Medie Imprese per attribuire data certa ai documenti era l’apposito servizio fornito da Poste Italiane che, sostanzialmente, consisteva nell’annullamento di un francobollo, apposto sul documento, tramite timbro postale (riportante la data dell’affrancatura).

Dal 1 aprile 2016 questo servizio non viene più fornito da Poste Italiane, perciò è utile effettuare un breve excursus di quelle che ad oggi sono le modalità alternative possibili per attribuire ad un documento la data certa.

Ovviamente quello che andremo a fare non vuole essere un elenco necessariamente esaustivo di tutte le possibilità offerte oggi per ottenere la cosiddetta “data certa”, ma è certamente una panoramica delle modalità più utilizzate a tal fine.

MJ – Un primo modo potrebbe essere quello di inviare a se stessi o a terzi una raccomandata senza busta cartacea con avviso di ricevimento, ovvero il c.d. piego raccomandato. In pratica piegate il documento come se voleste inserirlo in una busta per la spedizione, ma anzichè inserirlo in una busta, lo pinzate ai lati con una pinzatrice in modo da farlo stare piegato, cosicché il timbro postale o il codice a barre venga apposto direttamente sul documento. I vantaggi di questo metodo sono certamente la praticità, la non necessità di supporti informatici ed i costi contenuti.

Un altro metodo praticabile è quello dell’invio del documento attraverso una mail di posta elettronica certificata, inviata da un indirizzo pec ad altro indirizzo pec. Il documento può essere inviato come allegato (in formato non emendabile) o, ancora meglio, direttamente nel testo della mail. Dovrete poi solo avere l’accortezza di salvare la pec e le ricevute di accettazione e consegna che riceverete dal Gestore, non limitarsi a stamparle). I vantaggi di questo metodo sono l’immediatezza: la ricezione pec avviene presumibilmente in tempi brevissimi e assenza di costi. Tuttavia, bisogna conservare le mail.

Se, invece, siete amanti del digitale, potete optare per l’acquisto di una marca temporale. La marca temporale è un servizio a pagamento fornito da certificatori accreditati che consente, attraverso una procedura informatica, di apporre una marca virtuale su un documento informatico associando ad esso una data ed un’ora certe ed opponibili a terzi. Il documento informatico viene salvato e custodito sui server del gestore del servizio, che è sicuramente qualcosa di molto utile e funzionale; dall’altra parte l’utilizzo di questo servizio richiede una forma mentis digitale che non tutti possiedono.

L’ultimo metodo che mi sento di suggerirvi, è la classica registrazione dell’atto all’Ufficio del Registro presso l’Agenzia delle Entrate. Questo metodo vi comporta ovviamente il pagamento dell’imposta di registro, ma ha il vantaggio di rendere la certezza della data veramente inoppugnabile.

EC – Arrivati al termine di questa puntata, vogliamo come al solito chiudere presentandovi un’interessante opportunità per chi fa impresa.

Oggi vogliamo parlarvi del finanziamento del “Fondo microcredito Fse” rivolto ai soggetti inoccupati e disoccupati che intendano avviare un’iniziativa imprenditoriale in Sardegna.

Il finanziamento consiste nella concessione di un microcredito compreso tra un minimo di 5000 euro e un massimo di 25.000 euro a tasso zero ed è rivolto a:

  • microimprese (ditta individuale, società di persone, società a responsabilità

    limitata, società cooperative);

  • cooperative;

  • piccole imprese;

  • associazione o società di lavoratori autonomi o liberi professionisti titolari di partita IVA.

Non c’è una limitazione sulla base dell’attività economica svolta dall’impresa, ma avranno la priorità le proposte che rientrano nelle categorie della tutela dell’ambiente, dell’ICT (servizi multimediali, informazione e comunicazione), del risparmio energetico e delle energie rinnovabili.

I progetti da ammettere a finanziamento potranno essere presentati, sino a concorrenza delle risorse stanziate, fino al 30/06/2018.

Per tutte le informazioni aggiuntive potete consultare il sito web della Regione Sardegna, dove potrete trovare anche la documentazione relativa al finanziamento.

MJ – Bene, anche per oggi abbiamo concluso e speriamo che ciò di cui abbiamo parlato possa esservi utile per la nostra vita pratica di tutti i giorni.

Vi invito come sempre ad aiutarci nell’impresa di far conoscere MCM IL PODCAST DI DIRITTO PER LE PICCOLE MEDIE IMPRESE al maggior numero di persone possibili. Se ci state ascoltando, significa che trovate i contenuti di questo podcast di vostro interesse e, quindi, perchè no? aiutate anche altre persone a poter usufruire di questo servizio assolutamente gratuito. Per far ciò vi basta lasciare una recensione ed un voto su iTunes se non, addirittura, fare il più classico dei passaparola. Noi ma, sono certo, anche i vostri contatti vi saranno grati per avergli fornito uno strumento che potrebbe tornargli molto utile. Noi ci crediamo, se ci credete anche voi, fatelo. Fatelo adesso e vi sentirete meglio. Garantito!

Dalla sala riunioni di MCM Studio Legale Associato Majocchi Cavajoni Molinari vi salutiamo e vi aspettiamo alla prossima puntata. Ciao!

pubblicato il 31 gennaio 2018